Best practices voor data management met SharePoint, Teams en OneDrive
Sharepoint, Teams en Onedrive zijn allemaal data management platformen. En voor velen is het daarmee ook nog te vaag wat je best in welke situatie gebruikt en wat de meerwaarde hiervan is.
In deze 52 Topics legt Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant, uit wat de best practices zijn en naar welke leuke features we kunnen uitkijken.
In de 52 Topics podcast gaan we wekelijks ingewikkelde onderwerpen in business en IT omzetten in boeiende en verstaanbare taal. Hoor succesverhalen en krijg praktische tips van inspirerende gastsprekers die in de frontlinie van strategische en technologische innovatie staan!
Bekijk de aflevering hierboven als video, lees het hieronder als blog of beluister hem als podcast op Spotify of Apple Podcasts . 👇
Snelle links 🔗:
Wat is Sharepoint?
In essentie is SharePoint een platform voor het beheren en delen van informatie. Het stelt bedrijven in staat om documenten, nieuwsberichten, evenementen en andere bedrijfsinformatie te centraliseren.
"SharePoint is echt een plaats om informatie te gaan delen, zijn dat documenten, nieuwsberichten, of links om medewerkers te helpen hun werk beter te doen." - Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant
Gebruiksgemak en integratie
Of het gaat over het opslaan van documenten in OneDrive, het delen van informatie via Teams, of het beheren van e-mails in Exchange. Sharepoint is het krachtig middelpunt dat alles samenbrengt.
Het verschil tussen deze platformen
Een van de meest voorkomende vragen in het Microsoft 365-ecosysteem is wanneer je Teams moet gebruiken en wanneer SharePoint. Hoewel beide tools sterke punten hebben, is het belangrijk om te begrijpen waar ze het beste tot hun recht komen.
SharePoint als fundament voor Teams en OneDrive
Teams en OneDrive mogen dan wel de bekendere gezichten van het Microsoft 365-ecosysteem zijn, maar beide leunen zwaar op SharePoint voor hun functionaliteit.
"Veel mensen gebruiken tegenwoordig ook Teams, maar achter de schermen gebruikt Teams SharePoint-technologie voor het beheren van documenten." - Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant
Teams gebruikt SharePoint voor documentopslag en -beheer, wat betekent dat elke keer dat je een bestand deelt in Teams, dit wordt opgeslagen in SharePoint. Dit maakt het gemakkelijk om bestanden te vinden, te delen en samen te werken, zelfs als je alleen Teams gebruikt. OneDrive, daarentegen, biedt persoonlijke opslagruimte voor gebruikers, maar ook dit is gebaseerd op SharePoint-technologie.
Teams voor samenwerking, SharePoint voor structuur
Teams is ideaal voor dynamische, tijdelijke samenwerking, zoals projecten waar meerdere afdelingen of externe partijen bij betrokken zijn.
"Teams is vooral geschikt voor tijdelijke samenwerkingsverbanden, waar je snel moet kunnen schakelen." - Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant
Het biedt een gebruiksvriendelijke interface voor chatten, vergaderen, en het delen van bestanden, waardoor het perfect is voor projecten met een kortere looptijd.
SharePoint daarentegen is beter geschikt voor langdurige opslag en beheer van documenten en informatie.
"SharePoint is stabieler voor afdelingsspecifieke informatie die niet publiek binnen de organisatie verspreid mag worden." - Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant
Het biedt een veilige en gestructureerde omgeving voor het beheren van informatie over de lange termijn.
De rol van OneDrive
OneDrive speelt ook een rol in dit ecosysteem, maar dan specifiek voor persoonlijke opslag. Het is ideaal voor individuele werknemers die bestanden willen opslaan en delen, maar niet voor team- of projectgericht werk.
De gouden regel
De sleutel tot het bepalen van wanneer je Teams en wanneer je SharePoint gebruikt, ligt in governance en een duidelijk begrip van de gebruikscasus.
"Het belangrijkste is dat je op voorhand nagedacht hebt over welke tool je waarvoor wilt gebruiken." - Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant
Zo voorkom je dat er ad-hoc beslissingen worden genomen die later voor problemen zorgen.
Change management en governance in SharePoint-projecten
Change management en governance zijn de hoekstenen van elk succesvol SharePoint-project. Zonder een solide strategie voor beide, is de kans groot dat je project strandt, ongeacht hoe goed de technologie is geïmplementeerd.
Het Belang van Change Management
SharePoint is niet alleen een technologische implementatie; het is een verandering in de manier waarop mensen werken.
"SharePoint gaat over mensen, niet over technologie." - Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant
Dit betekent dat een goed doordacht change management-plan essentieel is. Dit plan moet niet alleen gericht zijn op training, maar ook op het creëren van bewustzijn en betrokkenheid bij gebruikers. Mensen moeten begrijpen waarom de verandering plaatsvindt en hoe het hun werk ten goede komt.
Training en opleiding
Een van de meest voorkomende fouten in SharePoint-implementaties is het onderschatten van de noodzaak voor training. Gebruikers moeten niet alleen weten hoe ze SharePoint moeten gebruiken, maar ook begrijpen hoe het past in hun dagelijkse workflow.
"Vaak krijgen mensen geen training of vergeten ze de training omdat die te laat of te vroeg is gegeven." - Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant
Governance
Governance is net zo belangrijk als change management, omdat het de regels en structuren vaststelt die zorgen voor consistentie en veiligheid in het gebruik van SharePoint.
"Zorg ervoor dat je een governanceplan hebt om ervoor te zorgen dat SharePoint op de juiste manier wordt gebruikt." - Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant
Dit plan moet duidelijk maken wie verantwoordelijk is voor wat, hoe gegevens worden gestructureerd en beheerd, en hoe de beveiliging wordt gehandhaafd. Zonder goede governance kan SharePoint snel onoverzichtelijk en ongecontroleerd worden.
Toekomst van Sharepoint: AI en nieuwe features
De toekomst van SharePoint ziet er veelbelovend uit, vooral met de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) en nieuwe features die de manier waarop bedrijven werken kunnen transformeren.
AI en Copilot in SharePoint
AI speelt een steeds grotere rol in SharePoint, vooral met de introductie van Microsoft Copilot. Deze AI-assistent is ontworpen om gebruikers te helpen bij het vinden en gebruiken van informatie.
"Binnenkort kun je een aantal documenten in SharePoint aanklikken en zeggen: ik wil nu een chatbot bouwen specifiek voor die documenten." - Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant
Dit opent nieuwe mogelijkheden voor geavanceerde zoekopdrachten en automatisering, waardoor gebruikers sneller de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.
Automatische vertalingen
Een andere opwindende ontwikkeling is de verbetering van meertaligheid in SharePoint. Binnenkort kan je automatisch pagina’s gaan vertalen. Vooral nuttig voor internationale organisaties die content in meerdere talen moeten onderhouden. AI-gedreven vertalingen kunnen de werklast verminderen en zorgen voor consistentie in communicatie.
Archivering
Archivering wordt ook een belangrijker aspect van SharePoint, vooral nu Microsoft nieuwe tools introduceert voor het beheren van opslag en kosten. Storage op actieve SharePoint is niet goedkoop.
Microsoft introduceert nieuwe archiveringsopties die bedrijven in staat stellen om oude, inactieve bestanden naar goedkopere opslag te verplaatsen zonder ze volledig te verwijderen.
Backup en herstel
Microsoft werkt ook aan verbeterde backup- en herstelmogelijkheden voor SharePoint. Momenteel zijn bedrijven vaak afhankelijk van externe tools voor backup, maar er is hoop dat Microsoft binnenkort een geïntegreerde oplossing zal bieden.
"Het zou mooi zijn als Microsoft standaard een manier biedt om je eigen gegevens zelf te kunnen beheren." - Sebastiaan Mindreau, Senior M365 Consultant
Heb jij ook een vraag voor Kevin? Geef een virtueel seintje en laat je vraag achter op sociale media! #RodeTelefoon
Meer weten over wat ConXioN voor jouw bedrijf kan betekenen?
Onze experts staan voor je klaar om je te begeleiden en te adviseren.