Cloud
Waarom zou ik overschakelen van een fileserver naar de cloud?
Waarom zou ik overschakelen van een fileserver naar de cloud?
6 voordelen van je bestanden in de cloud
Je hoort het vaker en vaker: bedrijven die overschakelen van hun lokale, fysieke fileserver naar de cloud. En daar zijn verschillende redenen voor. Zo is het mogelijk dat je bedrijfsgegevens en -documenten te veel plaats in beslag nemen, wordt het onderhoud van je fysieke infrastructuur te kostelijk en tijdrovend, of heb je sowieso al een Microsoft 365-licentie en wil je hier optimaal gebruik van maken. Uit welke redenen je de verhuis van je bestanden naar de cloud ook zou overwegen, het brengt heel wat voordelen met zich mee die op zich al de moeite waard kunnen zijn. We zetten de belangrijkste even op een rijtje.
1. Overal en altijd toegankelijk
Wanneer je je bedrijfsgegevens en -documenten in de cloud bewaart, worden ze in één klap overal en altijd toegankelijk vanop eender welk toestel. “Maar wat als ik geen internet heb, dan is mijn bestand op de cloud toch nutteloos?” De bedenking dat je voor de cloud altijd toegang moet hebben tot internet is logisch, maar helemaal niet nodig. Er is ook offline beschikbaarheid van noodzakelijke bestanden waardoor je, ook wanneer je even niet verbonden bent met het internet, verder kan werken aan je bestand. Na synchronisatie werk je vervolgens verder met de meest recente versie.
De cloud is daarnaast geen donder- of regenwolk die je dag kan verpesten: Microsoft garandeert een uptime van 99,9%. Dit wil zeggen dat de cloud altijd toegankelijk is en dit van overal ter wereld. Lokale fileservers zijn dus een pak kwetsbaarder.
2. Optimaal samenwerken
Via Microsoft OneDrive, SharePoint en Teams is het mogelijk om documenten te delen met personen binnen of buiten je organisatie. Op deze manier kan niet alleen gelijktijdig aan hetzelfde document gewerkt worden, maar is iedereen er ook steeds zeker van dat hij/zij over de laatste versie van het bestand beschikt. Gebruikers met wie je het bestand deelt hoeven niet noodzakelijk over de desktop apps te beschikken: ook in de browser kunnen ze makkelijk aan de bestanden werken.
Toch even het noorden kwijt? Via een uitstekende zoekfunctie die je trouwens in heel Microsoft 365 kan ontdekken, vind je elk document vlot terug.
3. Trash management en version management
Via OneDrive, SharePoint en Teams is het mogelijk om aan versiebeheer te doen. Ben je iets te enthousiast geweest tijdens het nakijken van een document en heb je te veel tekst geschrapt? Heeft een collega in een PowerPoint-presentatie gerommeld en zijn er enkele slides verdwenen? Dankzij versiebeheer haal je met enkele klikken een vorige versie van het bestand terug.
Je document management wordt een pak eenvoudiger, want meer nog: je kan (per ongeluk) verwijderde bestanden ook eenvoudig terugzetten. In de eerste instantie kan je ze uit de prullenbak vissen, maar ook als de prullenbak geleegd werd kan je administrator tot 93 dagen na verwijdering de documenten terughalen.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
4. Gemakkelijke en veilige toegang
Single Sign On (SSO) in combinatie met Multi Factor Authentication (MFA) is een van de eenvoudigste en veiligste manieren om in te loggen, ook al klinkt het natuurlijk als een hele mondvol. But Microsoft’s got your back. SSO betekent gewoon dat je maar één keer hoeft in te loggen om toegang te krijgen tot de Microsoft Portal met daarin al je applicaties. MFA zorgt er daarnaast voor dat je in bepaalde omstandigheden, bovenop het invoeren van je wachtwoord, een tweede keer duidelijk moet maken dat jij het bent, door bijvoorbeeld een code die je via je smartphone ontvangt in te geven. Dit is alleen nodig wanneer jij je ‘onverwacht’ gedraagt (bijvoorbeeld als je op reis bent of een andere browser gebruikt dan gewoonlijk) of om de zoveel tijd om je identiteit toch eens te bevestigen. Zo ben je zeker veilig bezig, zó veilig zelfs dat je je paswoord nooit meer hoeft aan te passen.
5. Bewezen security & compliance
Microsoft hecht veel belang aan de GDPR-wetgeving en de ISO-standaarden, en dit houdt een grotere veiligheid voor jou als gebruiker en voor je organisatie in. Via Azure Information Protection controleer en bescherm je automatisch documenten, maar ook e-mails en gevoelige gegevens die het bedrijf verlaten. Met behulp van op voorhand bepaalde labels zorg je er bijvoorbeeld voor dat bedrijfsgevoelige informatie niet gekopieerd, gedownload of doorgemaild kan worden.
Deze instellingen kan de administrator eenvoudig zelf beheren via de verschillende admincenters en eenduidige instellingen.
6. Automatische updates
Microsoft voert automatische updates uit, waardoor je steeds zeker bent van de laatste versie en bijgevolg de beste beveiliging, maar ook de nieuwste snufjes. Als eindgebruiker kan je ondertussen gewoon verder werken en vind je in elke applicatie via de ?-knop heel wat extra informatie om aan de slag te gaan met de huidige én nieuwe functionaliteiten.